Gestión Documental UCE Quipux, con firma digitalizada

La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación en vista de las actuales circunstancias de salud, considera que es de vital importancia optimizar la eficiencia de la aplicación de Gestión Documental mediante la Firma Electrónica, por tal motivo ha desarrollado soluciones paralelas a este proceso con el fin de solventar dicho requerimiento.

Por consiguiente, me permito detallar los siguientes procesos:

1. FIRMA DIGITALIZADA (Habilitado).

 
Proceso habilitado mediante el cual se estampa automáticamente una firma digitalizada/escaneada en los documentos oficiales mediante la aplicación de Gestión Documental UCE.

• Por parte de DTIC se ha realizado el proceso de firma digitalizada lo que quiere decir que al momento de “firmar y enviar” un documento mediante nuestra aplicación de Gestión Documental aparecerá dicha firma digitalizada.
• Previo a este proceso el usuario requirente (Autoridades UCE) deberá hacernos llegar su firma ESCANEADA de forma clara y amplia (Tamaño grande) con fondo blanco y color azul. 

1.1. Proceso con Firma Digitalizada.

Para firmar y enviar nuevos documentos con firma digitalizada se deberá seguir el proceso que se ha venido llevando normalmente:

• Crear o responder un nuevo Documento
• Seleccionar Remitente y receptor (Jefe de área siempre Remitente), Asunto, Tipo Documento, Cuerpo Documento. Aceptar
• Visualiza borrador del documento con opción de añadir anexos y visualizar recorrido.
• Firma y envía Documento. (Como no es firma electrónica - revisar carpeta por imprimir)
• En la carpeta Por imprimir se visualiza el documento generado y ya cuenta con firma digitalizada.
• En la carpeta por imprimir se realiza el envío digital (Firma Digitalizada) o manual.

2. FIRMA ELECTRÓNICA (En desarrollo).

Proceso en desarrollo mediante el cual cada usuario requirente adquiere un token/usb (Valor $54,88) o archivo (Valor $30,24) de firma electrónica valida por dos años, tramite personal. Entidades que proveen firma electrónica: Registro Civil, Security Data, ANF AC.

• Por parte de DTIC el proceso de firma electrónica se encuentra aún en implementación o fase de desarrollo ya que requiere de un servicio informático que proporciona MINTEL para validación de token o archivos de firma electrónica.

Así también se ha dispuesto por parte del Vicerrectorado Administrativo y Financiero, la institucionalidad de este proceso con carácter de obligatorio para todas las Autoridades Académicas, Directores y Jefes Departamentales.

Por favor revise 

Firma electrónica, firma digital y firma digitalizada

SIIU, con Firma Digitalizada: Certificado Matrícula y Record Académico

SIIU, con Firma Digitalizada: Certificado Matrícula y Record Académico

En el Sistema Integrado de Información Universitaria, SIIU, existen las opciones de Emisión de Certificado de Matrícula y Récord  Académico, que son firmados por el Director de Carrera y el Secretario Abogado.

Superadas las pruebas SIIU, con Firma Digitalizada en pruebas piloto se libera la versión para la impresión, el momento que la Facultad/Carrera/Secretario Abogado lo solicite.

Se generó una Ventana de Mantenimiento:

El documento se genera con la firma digitalizada, si se imprime con el rol de Secretario Abogado.

Para las Facultades que han solicitado el procedimiento sugerido es:

Ejemplo del Certificado de Matrícula.

1.- Certificado de Matrícula

1. El Estudiante realiza la Solicitud de Certificado de Matrícula a Director de Carrera
2. El Director de Carrera solicita a Secretaria de Carrera que realiza la validación en el SIIU que esté matriculado y a continuación el proceso con Secretario Abogado
3. Si procede, la Secretaria de Carrera remite el pedido a Secretario Abogado
4. Secretario Abogado emite el Certificado de Matrícula, se incluye la firma digitalizada de Secretario Abogado
5. Secretario Abogado remite a Secretaria de Carrera Certificado de Matrícula
6. Secretaria de Carrera remite a Estudiante

Ejemplo del Record Académico

2.- Record Académico

1. El Estudiante realiza la Solicitud de Record Académico a Director de Carrera
2. El Director de Carrera solicita a Secretaria de Carrera emitir Record Académico en SIIU para validación.
3. El Director de Carrera emite el Certificado en el Sistema, se incluye la firma digitalizada. Remite a Secretaria de Carrera.
4. Secretaria de Carrera remite el Record Académico a Secretario Abogado
5. Secretario Abogado emite el Record Académico, se incluye la firma digitalizada de Director de Carrera y Secretario Abogado
6. Secretario Abogado remite a Secretaria de Carrera Record Académico
7. Secretaria de Carrera remite a Estudiante

Adelante con la utilización, trabajamos para satisfacer al cliento interno.

Si dispone de Firma Electrónica, se sugiere inserte en archivo PDF

sábado, 18 de julio de 2020

SIIU, con Firma Digitalizada en pruebas piloto

En el Sistema de Gestión Documental Quipux se incorporó el manejo de la firma digitalizada, al momento es utilizado por algunas áreas de la UCE, lo que ha permitido apoyar el desarrollo de la gestión de los procesos y es aceptado en la Comunidad  Universitaria.

En el Sistema Integrado de Información Universitaria, SIIU, existen las opciones de Emisión de Certificado de Matrícula y Récord  Académico, que son firmados por el Director de Carrera y el Secretario Abogado.

Con la Autorización del Vicerrectorado Académica y de Posgrado, se está desarrollando un programa piloto con cuatro facultades para incorporar en el Sistema SIIU el manejo de firma digitalizada.

Ejemplo del Certificado de Matrícula.

Lo único seguro es el cambio.

Trabajamos para ofrecer un mejor servicio a la Comunidad Universitaria, publicamos la información como parte de un proceso de gestión del cambio. 

Debe considerarse un ciclo de mejora continua, Ciclo de Deming de la norma ISO 9001 Sistema de Gestión de Calidad
 

Para que un sistema informático tenga posibilidades de éxito, es necesario que los procesos administrativos estén claramente definidos, caso contario de automatiza un caos.

Las etapas para una implementación son:

• Identificación de proceso con Cliente Interno
• Levantamiento de especificación funcional con Cliente Interno
• Aprobación de especificación funcional con Cliente Interno
• Desarrollo aplicativo y pruebas por equipo de desarrollo
• Pruebas por equipo de Producción en ambiente de pruebas
• Capacitación a usuarios definidos con Cliente Interno por equipo de Soporte
• Puesta en producción
• Mantenimiento de aplicativo

 

Como referencia la publicación    Metodología MÉTRICA Versión 3

Proceso de retiro por situaciones fortuitas, 2020-2020

En el Sistema SIIU está habilitado el nuevo Proceso de retiro por situaciones fortuitas.

Por favor revise el Manual de Usuario de Estudiante Retiro por situaciones fortuitas.

El Estudiante realiza en el Sistema

El Director de Carrera valida con el documento de soporte ingresado por Estudiante.

El Estudiante debe revisar en Sistema el resultado de la Solicitud.

Es todo en línea.

Plataforma Educativa Virtual Moodle, 2020-2020

 Plataforma Educativa Virtual Moodle 3.5.2

El Docente debe ingresar a la plataforma del Aula Virtual https://uvirtual.uce.edu.ec/  para que se cree su usuario, sólo con el intento de ingresar, y poder activar el Aula Virtual que solicite.

El Docente realiza la matrícula de los estudiantes en el Aula Virtual, debe pedir a los Estudiantes que ingresen a la plataforma del Aula Virtual https://uvirtual.uce.edu.ec/ para que se cree su usuario sólo con el intento de ingresar. En el listado de estudiantes, se tiene el correo electrónico.

Para ingresar el usuario es sin @uce.edu.ec

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Procedimiento para Solicitar Aula Virtual 2020-2020

El Responsable Informático de la Facultad descarga el Formulario,

El Docente debe solicitar su nueva Aula Virtual en su Facultad, puede indicar si desea conservar la estructura de Aula Virtual 2019-2020. 

Se sugiere que solicite un Aula por cada Asignatura-Paralelo. Si se tiene un Aula para muchos paralelos, el momento de obtener el respaldo puede tomar mucho tiempo. También debe gestionar Grupos.

El Responsable Informático de la Facultad coordina con DTIC para la creación del Aula Virtual, con el envío del Formulario,  a partir del 23 de marzo de 2020.

El Responsable Informático de la Facultad  enviar cada lunes la información a DTIC de las nuevas Aulas Virtuales, el Responsable Informático de la Facultad es el resposnable de Restaurara el Aula Anterior.

Adelante con el uso de la Plataforma Educativa Virtual Moodle

Material de apoyo

Puede descargar Libro: Formación Docente Virtual – Moodle,  Cuarta Edición  ,  Curso para desarrollo de competencia docentes para manejo de Aula Virtual Moodle.

Guía del Participante Aula Virtual Moodle, Segunda Edición

Información específica de algunas opciones de Moodle:

Actividades Iniciales Aula Virtual Moodle

Gestionando un sitio Moodle

Moodle: Actividad taller

Foro en Moodle

Juegos en Moodle

Glosario en Moodle

Asistencia en Moodle

Reportes (Informes) en Moodle

Preguntas en Moodle

Copia de Seguridad (Respaldo) en Moodle

Cursos on line Universidad Rey Juan Carlos, Moodle

También tiene disponible la documentación en la página de  Moodle.org

Link para ingresar: uvirtual.uce.edu.ec

El Docente debe obtener su respaldo de cada Aula Virtual de forma periódica

Copia de Seguridad (Respaldo) en Moodle

 

 

Aula Virtual Nivelación

 

 

Educate Virtual

 

 

 

Correo Institucional

 

La Universidad Central de Ecuador, en su afán de mejorar los servicios de tecnología para la comunidad Universitaria, el 15 de mayo de 2015  ha entregado  a los estudiantes el correo electrónico institucional, con el cual podrán acceder a las bases de datos científicas y es el único mecanismo de validación para la utilización de servicios de red inalámbrica y el Sistema Integral de Información Universitario, SIIU

Para ingresar al correo institucional: mail.uce.edu.ec

Para ingresar al manual de usuario: manual de usuario

La Dirección de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones solicita el uso del correo institucional, con el fin de mejorar los siguientes aspectos:

• Confiabilidad
• Seguridad
• Disponibilidad

Generación de Orden de Cobro, 2020/06/11

 El día jueves 11 de junio se generaron las Órdenes de Cobro para todos los estudiantes que registran valor a pagar en su matrícula 2020-2020. Para los estudiantes del Quintil dos, la Orden de Cobro se generará el 20 de junio.

Debe ingresar a su cuenta de SIIU, imprimir una nueva orden de cobro y cancelarla en Servipagos, por favor tomar en cuenta que la orden tendrá vigencia  9 días, hasta el 20 de junio de 2020.

La legalización de la matrícula se realizará automáticamente al día siguiente del pago. En caso de seguir en estado inscrito una vez realizada la cancelación de los valores, por favor crear un ticket en la mesa de ayuda adjuntando el comprobante de pagado.

Es necesario informar que se realizarán emisión de nuevos comprobantes de pago los días 1, 10, 20 de cada mes hasta el 10 de septiembre, con 9 días de vigencia de acuerdo a Oficio Nro. UCE-VAP-2020-0476-O de 2020/06/09 

Moodle: Instructivo cargar archivos y envío de tareas en la Plataforma Virtual

 Se informó del proceso Moodle: Repositorio OneDrive en pruebas , de esta manera se integra OneDrive a Moodle, para potenciar el almacenamiento disponible  y ofrecer un mejor servicio a la Comunidad Universitaria.

Como parte de un proceso de gestión del cambio, la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones comparte con docentes y estudiantes el Instructivo para carga de archivos y envío de tareas en la Plataforma Virtual

Revísalo en este link: https://bit.ly/31qwqtg

  

 

 

Gracias por su ayuda y adelante con la utilización de esta nueva funcionalidad.

Estamos trabajando para mejorar los recursos de las Aulas Virtuales.