SIIU, con Firma Electrónica Record Académico

 

 

En el Sistema Integrado de Información Universitaria, SIIU, existe la opción de Emisión Récord  Académico con Firma Electrónica  para el Secretario Abogado.

Superadas las pruebas se libera la versión para la impresión, el momento que la Facultad/Secretario Abogado lo solicite.

 

Manual Firma Electrónica SIIU

 

 

 

 

Se mantiene también la Funcionalidad de

SIIU, con Firma Digitalizada: Certificado Matrícula y Record Académico

Procedimiento propuesto para el cálculo de Becas de Excelencia Académica 2020-2020

  

En DTIC se trabajó para determinar la funcionalidad que se precisaba para este proceso de becas 2020-2020 de excelencia académica, en base al procedimiento proporcionado por la Dirección de Bienestar Universitario, utilizando la información disponible en sistema SIIU

Registro de matrícula en al menos el sesenta por ciento (60%) de créditos correspondientes al ciclo lectivo en curso, semestre 2020-2020

Que no haya reprobado hasta el ciclo lectivo anterior más del treinta por ciento (30%) de créditos acumulados de su historial académico.

El candidato no debe ser beneficiario de Beca Senescyt o de otra beca de la UCE

Se identificaron que cumplían los requisitos: 25.725 estudiantes, se debe realizar la selección por cada Facultad/Carrera/Semestre del 10% de estudiantes mejor puntuados.

Para el cálculo de promedios de los estudiantes regulares se tomará en cuenta únicamente las asignaturas de primera matrícula, luego de la sumatoria total de éstas, deberá dividirse para el número total de asignaturas/créditos acumulados en los semestres anteriores incluyendo las segundas y terceras matrículas, la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones será la responsable de la elaboración de la base de datos.

Para el cálculo del promedio se consideran las asignaturas hasta el semestre 2019-2020 aprobadas en Primera matricula

Se considerarán válidas las notas de las materias convalidadas para los respectivos promedios.

Una vez identificado el 10% de los mejores promedios en cada carrera, este porcentaje se distribuirá por cada semestre utilizando el peso relativo de los estudiantes regulares matriculados en cada semestre.

Distribuir por Facultad/Carrera/Semestre permite que se beneficie a estudiantes de todos los semestres.

Si existe un empate en el ultimo aspirante de la Facultad/Carrera/Semestre, se consideran todos los que tienen el mismo puntaje.

Con la información de los Becados por Excelencia Académica 2019-2020 y se ubicó en el archivo 2020-2020 el Banco, Tipo de Cuenta y Número de cuenta, utilizando la función de excel: Indice y coincidir, para 1.718 estudiantes identificados. También el Número de contrato con un formato Semestre-EA-Secuencia.

Se revisó el Formato del Convenio y se sugirió utilizar Combinar correspondencia para la generación del Nuevo convenio.

La Dirección de Bienestar Universitario debe enviar un correo electrónico a los 821 estudiantes que no tienen registrada cuenta bancaria, solicitando la información.

Como referencia, se utilizó lo especificado en:

Instructivo para otorgar becas
Reglamento para otorgar becas

Procedimiento propuesto para el cálculo del promedio del récord académico, 2021/01/23

 

El estudiante puede revisar el cálculo utilizando la información disponible en Calificaciones o Record Académico y las consideraciones detalladas.

Para el ejemplo no debe considerar el Periodo 2020-2020

El promedio para la Beca Excelencia Académica 2020-2020

 

El 2021/01/21 se generó el archivo de Becarios para validar, se ha solicitado la información de becarios Senescyt para tener el archivo definitivo, la cabecera del nuevo archivo cambiará.

 

 

 También se debe actualizar con el criterio

Si existe un empate en el ultimo aspirante de la Facultad/Carrera/Semestre, se consideran todos los que tienen el mismo puntaje.

Legalización del Contrato Beca

 

Para cumplir con los requisitos de control, el Contrato de Beca debe estar firmado por el Estudiante y la Autoridad de la UCE.

 

UTILIZACION DE LA FIRMA ELECTRONICA EN EL SISTEMA QUIPUX DTIC

 Estimad@s, 

Con el fin de socializar el proceso de Firma Electrónica dentro del Sistema de Gestión Documental Institucional UCE, me permito compartir esta información: 

De acuerdo al Circular Nro. UCE-VAF-2021-0001-C, de 07 de enero de 2021, suscrito por el señor Vicerrector Administrativo y Financiero, en el que indica que las autoridades, funcionarios y servidores públicos (docentes, administrativos y trabajadores), que suscriben documentos en el ejercicio de sus funciones, deberán obtener obligatoriamente a su costo, un certificado de Firma Electrónica para persona natural válido, de acuerdo con la normativa que el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información. 

El procedimiento para Firmar Electrónicamente los documentos oficiales dentro del Sistema de Gestión Documental Quipux UCE, para casos particulares que requieran ser firmados de manera electrónica, mediante token o archivo (aplicativo Firma EC) será el siguiente:

• Una vez realizadas las funciones de crear "nuevo" o "responder" un documento mediante Quipux, se procederá a "Firmar y Enviar" el documento como se ha venido realizando hasta ahora.
• Luego, desde la carpeta "Por Imprimir" antes de realizar él envio digital, se deberá descargar dicho documento para firmar electrónicamente mediante el aplicativo FirmaEC, mismo que deberá ser instalado en su equipo oportunamente.
• Una vez firmado el documento con FirmaEc, en la Carpeta "Por Imprimir" se deberá cargar el documento firmado a Quipux como anexo, desde el perfil propietario "Jefe de Área" del documento.
• Realizar el proceso de Enviar desde la carpeta "Por Imprimir". 

Una vez se tenga instalado un servidor de firma electrónica dentro del Quipux Institucional, el proceso será automático. Cabe mencionar que este proceso se encuentra aún en desarrollo.

Sistema de gestión documental Quipux - Subrogación, 2021/01/22

 

 

El Sistema de Gestión Documental Quipux, permite manejar la Subrogación, para lo cual debe coordinar con DTIC

La subrogación de puesto es el acto de sustituir una persona por otra ante unas obligaciones o derechos, de manera que el nuevo titular se comprometerá con el cumplimiento de todas las funciones encomendadas.

En la UCE este proceso se maneja mediante el Sistema de Gestión Documental UCE, para lo cual se solicitará al encargado (Administrador) se realice este proceso dentro del sistema, además dicho proceso se ejecuta solo y exclusivamente para cargos de Autoridades (Rector, Vicerrectorados, Direcciones Académicas y Departamentales). Los requisitos que se deben adjuntar mediante mail u oficio para este propósito son:

 

• Documento oficial que valide el encargo o subrogación de puesto.
• Nombres, Apellidos, Cédula y Cargo de la Persona Subrogada.
• Nombres, Apellidos, Cédula y Cargo de la Persona Subrogante.
• Fecha de Inicio de la Subrogación.
• Fecha Fin de la Subrogación.

 

En la página del Mintel se explica la funcionalidad

¿Qué es la subrogación?

"El objetivo de la funcionalidad de Subrogación es que el subrogado visualice una carpeta compartida con el subrogante para que este pueda atender los documentos.

Instructivo de uso

Este instructivo obedece a la necesidad de emitir documentos a nombre del “Usuario A” quien es el “Subrogado” durante el tiempo que se ausenta, en vista que el “Usuario A” antes de su salida emitirá documentos, los mismos que deben ser respondidos al mismo nombre del remitente. De la misma manera el “Usuario C”, quien es el “Subrogante”, emitirá documentos como Encargado, los mismos que deben ser respondidos a nombre del “Usuario C”.

Al “Usuario A”: No se realiza ningún cambio en sus datos.
El AIQ deberá habilitar la subrogación de la siguiente forma:
En la funcionalidad de “Administración / Usuarios Internos” dar clic en la opción «Crear subrogación de Cargo»
En la pantalla que aparece, buscar al “Usuario A” y dar clic en el botón “Subrogado”
Luego, en la misma pantalla, buscar al “Usuario B” y dar clic en el botón “Subrogante” Si el área del “Usuario B” es diferente al área del “Usuario A”, el “Usuario B” podrá subrogar sólo si es jefe de área.
Registrar el rango de fechas informativas, que indican la duración de la subrogación y “Grabar”.

Al realizar la creación de subrogación el sistema realiza las siguientes acciones:

• Crea automáticamente un nuevo “Usuario C” (el administrador no debe crear un usuario adicional).
• El “Usuario C” se creará en la misma área del “Usuario A”.
• Activa automáticamente la compartición de bandeja de recibidos del “Usuario A” con el “Usuario C” (Bandeja compartida).
• En el campo “Puesto” del “Usuario C”, se pone: El cargo del “Usuario A” más la palabra «Encargado». Ejemplo: Director Financiero, Encargado.
• Cuando el “Usuario B” ingrese al sistema, en la parte superior tendrá 2 cuentas de usuario. La primera cuenta, es el usuario con cargo oficial y la segunda es el usuario con cargo subrogante.

Se deberá tomar las siguientes consideraciones: 

• El AIQ no debe cambiar el cargo del “Usuario A”, ni del “Usuario B”
• El AIQ no debe cambiar el área del “Usuario A”, ni del “Usuario B”
• El AIQ no debe inactivar al “Usuario A”, ni al “Usuario B”

Una vez terminada la subrogación, el AIQ deberá desactivarla de la siguiente manera:

• En la funcionalidad “Administración / Usuarios Internos” dar clic en la opción “Desactivar Subrogación de Cargo”
• En la pantalla que aparece, buscar por nombre del “Usuario A” o del “Usuario B”.
• En el registro que aparece con los nombres del subrogado y subrogante, dar clic en el botón “Desactivar”.

Al realizar la desactivación de subrogación, el sistema realiza las siguientes acciones:

• Se inactiva el “Usuario C”, y por consecuencia deja de tener activa la bandeja compartida del “Usuario A”.
• Todos los documentos de cada una de las bandejas del “Usuario C” pasan a las bandejas correspondientes del “Usuario A”.
• El “Usuario B” tendrá una sola cuenta con su cargo oficial."

 

 

Adelante con la utilización de esta funcionalidad

 

UTILIZACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA

 

Estimadas(os) colaboradores

Remitimos en el adjunto información sobre la Utilización de la Firma Electrónica en la Universidad Central del Ecuador, según la circular Nro. UCE-VAF-2021-0001-C del Vicerrectorado Administrativo y Financiero.

ENLACE :   MANUAL FIRMA ELECTRONICA