Lineamientos para el manejo de la información, con la utilización de One Drive

Uno de los activos que tiene una organización, es la información.

Con el uso de los computadores, la capacidad de almacenamiento ha crecido de forma exponencial y las personas que necesitan compartir información se ha incrementado, es necesario desarrollar gestión del conocimiento que permita poder disponer de la información de una manera oportuna y ofrecer una alternativa para desarrollar un Plan de Continuidad del Negocio con respecto a la información, obtener respaldos.

Una labor, como responsable de la parte informática, es crear una cultura para el manejo adecuado de la información, por lo que comparto el resultado de la experiencia, que en particular ha permitido tener éxito para ubicar información y disponer de respaldo.

1.- Utilización de One drive

El 5 de junio de 2020 se publicó en el blog de DTIC Compartir archivos y carpetas de OneDrive,  con la documentación disponible en Ayuda de One Drive donde se presenta la literatura sobre Compartir archivos.

Se considera oportuno que la información que se gestiona en las áreas de la Universidad, se almacene en One Drive, por medio de Compartir archivos y carpetas.

2.- Organización de la información

Es necesario llevar una organización correcta en el Servidor de Archivos (one drive), la información relacionada con el trabajo diario que se desarrolla en el área, ya que, por cualquier eventualidad si se requiere utilizar a la información de trabajo, esta debe ser fácil de localizar.

Es por eso que se plantea y se ha definido una estructura donde de acuerdo a normas establecidas dentro del área, se guardará la información de trabajo de las áreas.

Esta estructura de almacenamiento de información, debe ser estrictamente seguida por todos los miembros del área, ya que de esta manera se podrá accesar a los directorios de trabajo y por ende a la información requerida en cualquier momento.

3.- Estructura de almacenamiento de información

La estructura definida para almacenar la información es la siguiente:

Considerando que la Dirección está organizada en Áreas, para el ejemplo 5.

Dirección

• Administración
• Secretaria
  
• Área de soporte tecnológico de hardware y software
• Área de proyectos de software y producción
  
• Área de desarrollo de software
  
• Área de Infraestructura tecnológicaÁrea de Seguridad informática

Para cada Área se debe crear, para cada año

Documentación 202n (202n corresponde al año, 2020)

• Oficios 2020 Respaldo de documentos Quipux
• Memorandos 2020 Respaldo de documentos Quipux
• Proyectos

202001 Proyecto inicia en Enero
202002 Proyecto inicia en febrero

• Normas y procedimientos
• Manuales
• Estadísticas

Ejemplo Proyectos

Los accesos se deben dar a los usuarios por Áreas, evitando el uso no autorizado.

La creación de los directorios y la asignación de accesos debe ser responsabilidad del Jefe del Área.

De existir un nuevo proyecto, se debe crear la estructura de almacenamiento de la información de acuerdo a las normas establecidas anteriormente.

4.- Respaldo

Ubicada la información en una estructura, la tarea de obtener un respaldo es más fácil.

Obtenga un respaldo periódicamente, al menos cada mes, cree un directorio respaldo y obtenga la copia de seguridad. Preferible en un dispositivo externo.

Respaldo

• 202006 Respaldo
• 202007 Respaldo

El tiempo que invierte en obtener el respaldo, son unos minutos, el beneficio que se genera compensa con creces esta inversión.

Verifique eventualmente que el respaldo esté bien obtenido.

Referencia

Organización de la información

Documento Organización de la información y respaldos

Copia de Seguridad (Respaldo) del Aula Virtual

 

En Moodle se dispone de la opción Copia de Seguridad (Respaldo) para obtener información del curso, que se debe generar como un Plan de Contingencia, para minimizar riesgos y como parte del Portafolio del Docente.

En la página de Moodle

https://docs.moodle.org/all/es/Respaldo , se indican las opciones disponibles:

Respaldo del sitio - para guardar todo - datos almacenados en la base de datos, archivos subidos, código Moodle

Respaldo del Curso – para guardar actividades, recursos,  bloques, filtros, datos de usuario, etc, seleccionados

Restaurar un curso

Respaldo de curso automatizado

Procedimientos de fin-de-año

Importación y exportación IMS Common Cartridge

La opción está disponible en Administración del Curso, el Docente debe ejecutar por cada curso.

Se puede seleccionar la información que se desea generar en la copia de seguridad, se presentan algunas pantallas para especificar los parámetros.

Al concluir el respaldo, se genera un archivo en el Aula Virtual, el cual debe ser transferido al PC, utilizando la opción Restaurar.

Se presentan la lista de respaldos, seleccione la opción Descargar para grabar en el PC.

La información de referencia de este proceso, está publicada en 

Copia de Seguridad (Respaldo) en Moodle

Actualización de la página web institucional, 2020/09/03 a 2020/09/06

 

 

En reunión desarrollada el día viernes 21 de agosto se realizó la presentación de la nueva imagen institucional, el cambio en la página web, el Sr. Rector aprobó y dispuso que se realice el cambio correspondiente de la Pagina Web Institucional. 
 
Se ha planificado la actualización de la página web institucional, se va a realizar a partir del día jueves 03 de septiembre 20h00 hasta el día domingo 06 de septiembre 20h00.

 
Procedimiento: 
 
1.- Respaldo de Máquina Virtual Centos que contiene el CMS LIFERAY en donde está alojado la administración de la página web institucional.  

• Proceso está previsto para el jueves 03 de septiembre desde las 20h00 hasta el viernes 04 de septiembre a las 6h00.
  

2.- Proceso de cambio en plantillas y estructuras de la interfaz principal de la página web institucional. 

• Proceso está previsto para el viernes 04 de septiembre desde las 20h00 hasta el sábado 05 de septiembre a las 00h00. 
  

3.- Proceso de cambio de versiones nativas bootstrap en el CMS LIFERAY para nueva interfaz. 

• Proceso está previsto para el sábado 05 de septiembre desde las 06h00 hasta el sábado 05 de septiembre a las 12h00. 
  

4.- Reestructuración del código a nivel de CMS LIFERAY con nuevas formas de porlets por panel. 

• Proceso está previsto para el sábado 05 de septiembre desde las 12h00 hasta el sábado 05 de septiembre a las 20h00.
  

5.- Se verificará los cambios realizados mediante pruebas al ambiente de producción. 

• Proceso está previsto para el domingo 06 de septiembre desde las 6h00 hasta el domingo 06 de septiembre a las 20h00.

 

Nuestra página web  

 

 

 

 

 

 

 

El "Plan B"

El "Plan B"

El "Plan B" publicado en http://holasigloxxi.blogspot.com/2012/10/el-b.html

"...lo más sencillo  y  ¡¡¡¡se siempre positivo!!!!

Problema 01.

Cuando la NASA comenzó con el lanzamiento de astronautas al espacio, descubrieron que los bolígrafos no funcionarían sin gravedad (o con gravedad cero), pues la tinta no bajaría hasta la superficie en que se deseara escribir.

Solución A) 

Resolver este problema, les llevó 6 años y 12 millones de dólares. Desarrollaron un bolígrafo que funcionaba: bajo gravedad cero, al revés, debajo del agua, prácticamente en cualquier superficie incluyendo cristal y en un rango de temperaturas que iban desde abajo del punto de congelación hasta superar los 300 grados centígrados.

Solución B) 

¿Y qué hicieron los rusos? ¡Los rusos utilizaron un lápiz!

Problema 02.

Uno de los más memorables casos de estudio de la gestión japonesa fue el caso de la caja de jabón vacía, que ocurrió en una de las más grandes empresas de cosmética de Japón. La compañía recibió la queja de un consumidor que compró una caja de jabón y estaba vacía. Inmediatamente las autoridades aislaron el problema a la cadena de montaje, que transportaba todas las cajas empaquetadas de jabón al departamento de reparto. Por alguna razón, una caja de jabón pasó vacía por la cadena de montaje. Los altos cargos pidieron a sus ingenieros que encontraran una buena y rápida solución del problema.

Solución A) 

De inmediato, los ingenieros se lanzaron a su labor para idear una máquina de rayos X con monitores de alta resolución manejados por dos personas y así vigilar todas las cajas de jabón que pasaran por la línea para asegurarse de que no fueran vacías. Sin duda, trabajaron duro y rápido.

Solución B)

 
Cuando a un empleado común en una empresa pequeña se le planteó el mismo problema, no entró en complicaciones de rayos X, robots, equipos informáticos o complicados; en lugar de eso planteó otra solución: Compró un potente ventilador industrial y lo apuntó hacia la cadena de montaje. Encendió el ventilador, y mientras cada caja pasaba por el ventilador, las que estaban vacías simplemente salían volando de la línea de producción.

Problema 03.

Un magnate hotelero viajo a una ciudad Hindú por segunda vez a un año de distancia de su primer viaje, al llegar al mostrador de un hotel inferior en estrellas a los de su cadena, el empleado le sonríe y lo saluda diciéndole: Bienvenido nuevamente señor, que bueno verlo de vuelta en nuestro hotel; sorprendido en gran manera ya que a pesar de ser una persona tan importante, le gusta el anonimato y difícilmente el empleado tendría tan buena memoria para saber que estuvo allí un año antes, quiso imponer el mismo sistema en su cadena de hoteles ya que ese simple gesto lo hizo sentir muy bien. A su regreso inmediatamente puso a trabajar en este asunto a sus empleados para encontrar una solución a su petición.

Solución A)

 
La solución fue buscar el mejor software con reconocimiento de rostros, base de datos, cámaras especiales, tiempo de respuesta en micro segundos, capacitación a empleados, etc. Etc. Con un costo aproximado de 2.5 millones de dólares.

Solución B)

 
El magnate prefirió viajar nuevamente y sobornar al empleado de aquel hotel para que revelara la tecnología que aplican. El empleado no acepto soborno alguno, sino que humildemente comento al magnate como lo hacían, el dijo: "Mire señor, tenemos un arreglo con los taxistas que lo trajeron hasta acá, ellos le preguntan si ya se ha hospedado en el hotel al cual lo está trayendo, y si es afirmativo, entonces cuando el deja su equipaje aquí en el mostrador, nos hace una señal, y así se gana un dólar".

Moraleja: ¡No compliques tu trabajo! 

Concibe la solución más simple al PROBLEMA. 
Aprende a centrarte en las SOLUCIONES y no, en los PROBLEMAS.

Me ha encantado este mensaje, es de los que leeré más de una vez….

¡Siempre positivo!, ¡Nunca negativo !

El hijo que muchas veces no limpia su cuarto y se pasa viendo la televisión todo el día, significa que... ¡Está en casa!

El desorden que tengo que limpiar después de una fiesta, significa que... ¡Estuvimos rodeados de familiares o amigos!

Las ropas que están apretadas, significa que... ¡Tengo más que suficiente para comer!

El trabajo que tengo en limpiar la casa, significa que... ¡Tengo una casa!

No encuentro aparcamiento, significa que... ¡Tengo coche!

Los ruidos de la ciudad, significa que... ¡Puedo oír!

El cansancio al final del día, significa que... ¡Puedo trabajar!

El despertador que me despierta todas las mañanas, significa que... ¡Estoy vivo!

Finalmente por los mensajes que recibo, significa que... ¡Tengo amigos pensando en mí!

Cuando pienses que en la vida te va mal...

¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡Lee otra vez este mensaje !!!!!!!!!!

Siempre hay un Plan B."